Technische und organisatorische Maßnahmen

Passwörter werden mit einem gesalzenen Passwort-Hash gespeichert. Sitzungen sind zeitlich begrenzt; das Sitzungscookie ist für Browser-Skripte nicht lesbar. Zwei-Faktor-Anmeldung ist verfügbar. Geschützte Aktionen prüfen Rollen und Berechtigungen. Kontoinhaber verwalten Einladungen, Nutzer und Zugriffsrechte.

Arbeitsbereiche werden durch Organisationszuordnung und Datenbank-Zugriffskontrollen getrennt. Technische Verwaltungszugänge und Zugangsschlüssel müssen auf berechtigte Personen beschränkt bleiben. Kunden tragen durch sichere Geräte, aktuelle Software und den Entzug nicht mehr benötigter Zugriffe zum Schutz ihrer Daten bei.

Die produktive Website ist über HTTPS erreichbar. Dateien werden in einem privaten R2-Speicher mit EU-Jurisdiktion abgelegt und über berechtigungsgeprüfte Anwendungswege abgerufen. Cloudflare beschreibt eine Verschlüsselung der R2-Objekte bei der Speicherung. Diese Maßnahmen sind keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gegenüber Ordivia oder den für die Verarbeitung benötigten Dienstleistern.

Der Dateieingang prüft zulässige Formate und Größen sowie sicherheitsrelevante Eigenschaften; die produktive Verarbeitung bindet einen Schadsoftware-Scan ein. Strukturdaten und Beträge werden entsprechend dem Rechnungsformat geprüft. Dateinachweise, Versionen und nutzerbezogene Bearbeitungsereignisse helfen, Änderungen und Entscheidungen nachzuvollziehen.

Diese Prüfungen können nicht jede Schadsoftware, Fälschung oder fachlich falsche Rechnung erkennen. Sie sind keine Garantie der Unveränderbarkeit sämtlicher Systeme und keine eigenständige GoBD-Zertifizierung.

Automatische Schritte berücksichtigen Sicherheitsschwellen, Risiken und Mengenbegrenzungen. Neue oder abweichende Bankangaben, Dubletten und unsichere Pflichtfelder können weitere Schritte blockieren. Lieferantenkontakte und die Erlaubnis für automatischen Versand werden gesondert bestätigt. Der Umfang einer Freigabe und spätere Änderungen werden dokumentiert.

Antworten aus E-Mails sind externe Angaben und werden nicht allein durch ihren Eingang zu einer fachlichen Freigabe. Korrigierte Anhänge durchlaufen erneut die Dateiprüfung und Rechnungsverarbeitung. Manuell bestätigte Angaben und festgelegte Freigabegrenzen sind bei der weiteren Vorbereitung zu berücksichtigen.

Zusätzlich zur täglichen lokalen Datenbanksicherung werden verschlüsselte Datenbankstände und fortlaufende Änderungsprotokolle im getrennten Cloudflare-R2-Speicher mit EU-Jurisdiktion gesichert. Die Wiederherstellung auf einen ausgewählten Zeitpunkt wurde in einer isolierten Umgebung erprobt. Sie ist innerhalb der vorhandenen Sicherungsstände und vollständig vorliegenden Änderungsprotokolle möglich; sie ist keine Zusage für jeden beliebigen Zeitpunkt oder einen verlustfreien Betrieb.

Die zusätzliche Sicherung erfasst täglich auch die gespeicherten Belegdateien. Dateistände werden unter ihrem Inhaltsnachweis verschlüsselt abgelegt; dies ist eine Sicherung auf Anwendungsebene. Sieben aktuelle Tagesstände werden vorgehalten. Speicher- und Aufrufgrenzen begrenzen den Sicherungsdienst. Bei ausgeschöpften Grenzen oder Übertragungsfehlern muss der Betreiber den Sicherungsstand prüfen und die Störung beheben. Lokale Coolify-Sicherungen sind hiervon getrennte Kopien. Regelmäßige eigene Daten- und Belegexporte bleiben sinnvoll.

Aufbewahrungsprüfungen und Löschanforderungen werden dokumentiert. Eine Prüfung oder Vormerkung führt nicht allein zur endgültigen Löschung. Eine rechtmäßige Rückgabe oder Löschung einschließlich Sicherungsständen muss gesondert abgewickelt und bestätigt werden.

Die vereinbarte Auftragsverarbeitung regelt Vertraulichkeit, Weisungen, Dienstleister, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Datenschutzvorfälle und Kontrollen. Ihre Wirksamkeit und die erforderlichen Dienstleisterverträge müssen vor produktiver Auftragsverarbeitung sichergestellt sein. Die Beschreibung dieser Maßnahmen ist keine Zusicherung einer ISO-, BSI- oder sonstigen Zertifizierung.