Dienstleister und Datenverarbeitung

Hetzner stellt die Serverinfrastruktur bereit. Ordivia betreibt darauf Anwendung, Datenbank, Warteschlangen und lokale Prüfprogramme unter eigener Verwaltung. Verarbeitet werden die für den Arbeitsbereich gespeicherten Daten sowie technische Verbindungs- und Betriebsdaten. Anbieter ist die Hetzner-Unternehmensgruppe in Deutschland; der konkrete Hostingvertrag bestimmt die beauftragte Gesellschaft und den Rechenzentrumsstandort.

Coolify ist die von uns auf dieser Infrastruktur betriebene Verwaltungssoftware. PostgreSQL, Redis, ClamAV und die lokale Rechnungsvalidierung begründen für sich keine zusätzliche Übermittlung Ihrer Rechnungen an einen Cloud-Dienst dieser Softwarehersteller.

Cloudflare R2 speichert Originalbelege, Anhänge und erzeugte Dateien in einem privaten Speicher mit EU-Jurisdiktion. Anbieter ist Cloudflare, Inc., USA, mit weiteren Konzerngesellschaften und Dienstleistern. Die gewählte EU-Jurisdiktion begrenzt die Speicherung der Objekte; internationale Verarbeitung anderer Dienstleisterdaten oder Supportzugriffe ist damit nicht pauschal ausgeschlossen. Für relevante Drittlandübermittlungen sind die jeweils geltenden Garantien zu prüfen.

Microsoft Azure Document Intelligence erhält benötigte PDF- und Bildinhalte, um Text und Rechnungsfelder zu erkennen und an Ordivia zurückzugeben. Die Rechnungserkennung verwendet die Region Germany West Central. Der Anbieter beschreibt eine vorübergehende Speicherung der Eingaben und Analyseergebnisse für bis zu 24 Stunden nach Abschluss. Microsoft ist ein internationaler Konzern; für Verwaltungs- und Supportprozesse gelten ergänzend die Microsoft-Vertragsbedingungen und Übermittlungsregelungen.

Brevo, angeboten durch Sendinblue und verbundene Gesellschaften, übernimmt den Versand von Konto-, Sicherheits- und Vorgangsnachrichten sowie den Empfang über inbox.ordivia.de. Hierzu werden E-Mail-Adressen, Nachrichtentexte, Betreff, Anhänge und technische Zustell- beziehungsweise Nachrichtenkennungen verarbeitet. Lieferantenrückfragen werden nur im vom Kunden freigegebenen Umfang versandt. Der Anbieter hat seinen Ursprung und Hauptsitz in Frankreich; seine Datenschutz- und Unterauftragnehmerunterlagen regeln weitere Verarbeitungsorte.

DeepInfra, Inc., USA, verarbeitet Eingaben und erforderliche Arbeitsbereichsdaten für Nia und KI-gestützte Bearbeitung. Eine EU-exklusive Verarbeitung ist für diese Anbindung nicht zugesichert. Regelbasierte Vorbereitung benötigt nicht für jeden Schritt einen Modellaufruf.

DeepInfra beschreibt für reguläre Inferenzaufrufe die Verarbeitung im Arbeitsspeicher, keine dauerhafte Inhaltsprotokollierung und keine Nutzung zum Modelltraining. Ausnahmen können für durchgeleitete Modelle anderer Anbieter gelten. Ein Wechsel auf solche Modelle erfordert eine Prüfung der zusätzlichen Empfänger und Bedingungen. Angaben des Dienstleisters ersetzen weder einen Datenschutzvertrag noch die erforderliche Prüfung einer Drittlandübermittlung.

Stripe verarbeitet die für Zahlung, Abonnement und Rechnungsstellung erforderlichen Bestell-, Kunden- und Zahlungsdaten. Für europäische Nutzer wirken je nach Aufgabe irische Stripe-Gesellschaften und weitere Gesellschaften mit; internationale Verarbeitung ist möglich. Stripe handelt bei regulierten Zahlungsleistungen und eigenen gesetzlichen Pflichten auch als eigener Verantwortlicher. Es ist daher nicht pauschal als Unterauftragsverarbeiter sämtlicher in Ordivia gespeicherter Rechnungen einzuordnen.

Von Ihnen eingeladene Teammitglieder, Steuerberater und Lieferanten erhalten Daten entsprechend ihren Berechtigungen beziehungsweise der freigegebenen Kommunikation. Bei von Ihnen angeschlossenen Postfächern, Webhooks oder externen Systemen bestimmen auch Ihre Verträge mit deren Anbietern die Datenverarbeitung. Diese Empfänger sind von den durch Ordivia beauftragten Infrastruktur-Dienstleistern zu unterscheiden.

Domainverwaltung und DNS werden für die Erreichbarkeit benötigt; dadurch erhält der Domainanbieter nicht automatisch Zugriff auf die Inhalte Ihrer Rechnungen. Zusätzliche Dienstleister werden nicht allein dadurch genehmigt, dass die Übersicht geändert wird. Für die Auftragsverarbeitung gilt das Informations- und Widerspruchsverfahren der vereinbarten AVV.