Grundlagen
PDF Rechnung vs E-Rechnung: der praktische Unterschied
Ein PDF kann lesbar sein, aber trotzdem keine E-Rechnung. Entscheidend ist, ob strukturierte Daten für die elektronische Verarbeitung vorliegen.
Von Ordivia · Inhaltlich aktualisiert am
Was eine E-Rechnung ausmacht
Eine E-Rechnung braucht strukturierte Daten. XRechnung und ZUGFeRD mit nutzbarem XML Teil sind typische Beispiele. Ein PDF ohne XML kann zwar digital vorliegen, ist aber fachlich eine sonstige Rechnung.
Das ist für die Software wichtig: Sie darf ein PDF nicht schönreden. Ordivia zeigt deshalb den Belegtyp klar an und erzeugt bei PDFs nur strukturierte Arbeitsdaten.
Wie PDF Auslesung sauber bleibt
Bei PDF Rechnungen speichert Ordivia das Original, erkennt Felder wie Rechnungsnummer, Datum, IBAN und Betrag und vergibt Konfidenzwerte. Unsichere oder kritische Felder müssen menschlich geprüft werden.
Im Exportpaket bleiben Original PDF, Extraktionsbericht, Metadaten und Freigabeprotokoll zusammen. So sieht die Buchhaltung, was Original und was Arbeitsvorschlag ist.
Häufige Fragen
Kann aus einem PDF automatisch eine E-Rechnung werden?
Nein. Eine Auslesung erzeugt Arbeitsdaten, aber sie ersetzt nicht den strukturierten Rechnungsteil einer echten E-Rechnung.
Warum ist das Original PDF trotzdem wichtig?
Das Original bleibt der empfangene Beleg. Ausgelesene Daten helfen im Workflow und Export, sollten aber nachvollziehbar mit dem Original verbunden bleiben.
Quellen und weitere Informationen
Diese Informationen helfen Ihnen bei der Vorbereitung. Sie ersetzen keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.