Grundlagen
E-Rechnung empfangen: was Unternehmen praktisch brauchen
Der Empfang ist nur der Anfang. Im Alltag brauchen kleine Teams einen kontrollierten Weg von der Datei zur Prüfung, Freigabe, Ablage und Übergabe.
Warum Empfang nicht gleich Verarbeitung ist
Die BMF-Informationen stellen klar, dass eine E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format braucht. Ein einfaches PDF fällt nicht unter diese Definition. Für den operativen Alltag bedeutet das: Dateien dürfen nicht nur gesammelt werden, sie müssen geprüft und richtig eingeordnet werden.
Ordivia behandelt den Rechnungseingang deshalb als Prozess: Eingangskanal, Datei, Hash, Format, Validierung, Lieferant, Objekt, Freigabe und Export bleiben miteinander verbunden.
Die drei einfachen Eingangskanaele
Die erste Variante ist die Weiterleitung aus einem bestehenden Rechnungspostfach an die persönliche Ordivia Adresse. Die zweite Variante ist die direkte Ordivia Eingangsadresse für Lieferanten. Die dritte Variante ist die Verbindung eines Microsoft 365, Gmail oder IMAP Postfachs.
Für den Start ist wichtig, dass jede Variante im gleichen Importprotokoll landet. So bleibt nachvollziehbar, wann eine Rechnung angekommen ist und was danach passiert ist.