Prozesse
E-Rechnung aufbewahren: Original, Hash und Protokoll
Aufbewahrung ist mehr als Download. Der Prozess muss zeigen, welche Datei einging, wie sie verarbeitet wurde und wer was geändert hat.
Originale und abgeleitete Dateien müssen nachvollziehbar verbunden bleiben.
Hashes und Audit Events helfen bei Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
Eine Verfahrensdokumentation sollte die tatsaechlichen Einstellungen beschreiben.
Was Ordivia im Prozess speichert
Ordivia speichert Originaldateien, extrahierte XML Teile, Extraktionsberichte, Validierungsberichte, Freigabeprotokolle und Audit Events.
Bei PDF Rechnungen bleibt klar, dass die ausgelesenen Daten Arbeitsdaten sind. Bei ZUGFeRD bleibt klar, welches XML aus welchem PDF stammt.
Warum ein Exportpaket wichtig ist
Ein Exportpaket reduziert Rückfragen, weil Buchhaltung oder Steuerberatung nicht nur CSV Werte erhalten, sondern auch Originalbeleg, Prüfbericht und Freigabehistorie.
So bleibt der Weg vom Rechnungseingang bis zur Übergabe nachvollziehbar.